ציוד חובה למשרדים

מדפסת, מכונת צילום, מגרסה – אלה חלק מרשימת הציוד החיוני שאף משרד לא יכול בלעדיו. כשבעל עסק מתחיל לחפש מגרסה, סורק או מדפסות למשרד נראה שהמבחר בשוק הוא אינסופי. הרבה מאוד חברות, הרבה מאוד דגמים, לא מעט סוגים, וכולם גם מתיימרים להיות הטובים ביותר. איך אפשר לגשת למשימה בלי לאבד את הראש?

אז מה צריך לחפש במדפסות למשרד? 

כל עסק הוא שונה, ויש לקחת בחשבון שהמדפסות הטובות ביותר לעסקים, בין אם ייעודיות או משולבות, ובין אם לייזר או הזרקת דיו, צריכות גם הן להיות מסוגלות להשתדרג ככל שהעסק גדל, והן תצטרכנה לעמוד בקצב הדרישות הגובר של המשרד שלכם.

צריך גם למצוא את האיזון הנכון בין עלות סבירה, תכונות וביצועים, מבלי לרדת ברמת ההדפסה. המדפסות הטובות ביותר לעסקים קטנים צריכות להיות גם חסכוניות להפעלה מבחינת צריכת החשמל, וגם חסכוניות מבחינת מחסניות הדיו או הטונר; הן גם צריכות להציע מהירות הדפסה גבוהה, לא על חשבון איכות התמונה.

אז איזה ציוד נחשב ציוד חובה למשרד?

מדפסות למשרד

מה שאתם מתכוונים להדפיס יקבע מהי המדפסת הטובה ביותר עבורכם. יתכן שעסק מסוים יעדיף מהירות וחיסכון עָלוּת הדפסה על פני איכות הדפסה; עסק אחר שצריך מדפסת עבור חומרים מקצועיים או להדפסת תמונות, יעדיף דיוק צבע ואיכות הדפסה, כמו גם הדפסה ללא שוליים, כאשר הוא יחפש מדפסות למשרד.

גורם נוסף שיש לקחת בחשבון הוא עלות הדיו או הטונר. צריך להקפיד שיהיה מלאי מספיק של דיו כדי להדפיס את כל מה שצריך (אין דבר יותר מתסכל ממדפסת שאין די דיו במיכל שלה). אז גם אם מקבלים הצעה לעסקת מדפסת מעולה, הקפידו לברר כיצד למלא מחדש את מאגרי הדיו (או הטונר) כדי שתוכלו לבחור את המדפסת הטובה ביותר עבור התקציב הכולל שלכם.  

מדפסת משולבת למשרד

כפי שהשם מרמז, מדפסת משולבת למשרד (All-in-One) מסוגלת לעשות הרבה יותר ממדפסות מסורתיות. מדפסת משולבת יכולה להדפיס, להעתיק, לסרוק ולפעמים לפקסס ואף יותר. מדפסות משולבות מגיעות במגוון רמות שימוש: מדפסות קומפקטיות קטנות למשרדים ביתיים או לעסקים קטנים, מדפסות בינוניות, ומדפסות הבנויות להתמודד עם נפח עבודה גדול יותר.

בהתאם לדגם שאתם רוכשים, מדפסת משולבת עשויה לכלול את האופציות הבאות:

• שליחת פקס – כמו שיעידו רבים, לא תבינו איך הסתדרתם קודם בלעדיה; 
• הדפסה בענן – מאפשרת לכל אחד להדפיס מכל מכשיר, לא משנה היכן נמצאים;
• הידוק וניקוב חורים – חוסך זמן וטרחה;
• הדפסה דו צדדית – לחיסכון משמעותי בנייר;
• תוכנה לארגון תמונות – לייעול העבודה;
• תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) – הכרחי לכל מי שמקבל או מעבד מסמכי PDF;
• מסך מגע – מפשטת את העבודה עם המדפסת.

ישנם מספר יתרונות למדפסת משולבת למשרד, ביניהם:

• חיסכון במקום – מכונה אחת במקום 3-4 מכונות;
• נוחות הפעלה – העובדים צריכים ללמוד רק ממשק אחד;
• ניהול מסמכים משופר – כל המסמכים זורמים דרך מכונה אחת, מה שמגביר את אפשרויות האבטחה והתאימות, ומאפשר יצירת נהלי סטנדרטיזציה התומכים בארגון המשרד.
• חיסכון בהוצאות – חשמל, דיו, אחסון נייר וכו'.

מכונות צילום משרדיות 

מכונת צילום משרדית היא נכס לכל עסק שיש לו משרד. המכונות המודרניות מציעות שלל יתרונות.

• חיסכון בכסף – הדפסה במכונת צילום משרדית זולה מאשר להידרש לשירותים של מכון העתקה או של חנות של צרכי משרד.
• יעילות – הזנה אוטומטית מאפשרת למקם את הדפים במגש ההזנה ולתת לה "לרוץ". לא צריך לעמוד מהצד כדי לוודא שהמסמך מצולם.
• חיסכון בנייר – צילום דו-צדדי יכול להיות כאב ראש לא קטן במכונות קטנות: צריך לא רק "להאכיל" את המעונה ביד, אלא גם להפוך את הדפים כדי להבטיח שהחלק הקדמי והאחורי יועתקו בצורה נכונה. יש תמיד חשש לבזבוז זמן ודיו. מכונת צילום משרדית יכולה לבצע משימה זו בקלות.
• מגוון העתקות – מכונות צילום משרדיות יכולות להפיק מספר רב של גדלי נייר.  אפשר להעתיק פוסטרים, שרטוטים, מפות וכו'.

מגרסה

למרות כל הדיבורים על המשרד ללא-נייר, הרבה מאוד עסקים ומערכות עדיין משתמשים בנייר לצרכים שונים, וכל עסק צריך לפעול גם לביטחון המסמכים שלו. מגרסות נייר הן דרך קלה ויעילה לאבטחת מסמכים. 

הנה כמה מהיתרונות העיקריים של מגרסה עבור העסק:

• אבטחה והגנה – מסמכים פיזיים עלולים לחשוף את העסק, העובדים והלקוחות לגניבות מידע, זהות וכו'. לכן, לפני שמשליכים מסמכים רגישים לפח, מומלץ לגרוס אותם.
• ידידותי לסביבה – גריסה של נייר מפחיתה את נפח פסולת הנייר. 
• ארגון – גריסת נייר באופן קבוע מצמצמת את עומס הנייר במשרד. כך יש פחות ניירות על השולחן או בארונות למינימום. 

חומרי חיטוי

מגפת הקורונה הוכיחה לכל כי הצורך בסביבת עבודה נקיה הוא צורך חיוני ומציל חיים, פשוטו כמשמעו. לכן כיום משרד שמתייחס ברצינות לעצמו ולעובדיו לא יוותר על חומרי חיטוי לצורך הוספת עוד רובד של ניקיון. זו כבר אינה קלישאה, אלא חלק בלתי נפרד מסביבת העבודה; וירוסים, חיידקים, קורונה – כל אלה פה כדי להישאר, ושימוש קבוע בחומרי חיטוי יעזור לכולם לחיות עם המגפה.