קניית מדפסת לעסק: כל הטיפים שצריך כדי לא להתחרט

מדפסות הן כלי עבודה חיוני כמעט בכל חברה או ארגון, מה שהופך את הבחירה במדפסת המתאימה לכל עסק למשימה משמעותית. בעידן בו היצע המדפסות הינו נרחב ומגוון, חשוב לדעת איך לבחור נכון את המדפסת שלכם, להתאים את המדפסת לצרכים הספציפיים של העסק ולמקסם את התמורה המתקבלת. אם אתם אכן מתעניינים בקניית מדפסת, ריכזנו עבורכם במאמר זה את הטיפים הנחוצים לכם לבחירה מושכלת במדפסת.

1. הגדרת צרכי השימוש

לפני הכל, חשוב להבין את צרכי העסק שלכם: האם אתם מדפיסים בעיקר טקסט? צילומים? דוחות מפורטים עם גרפים ותרשימים? התשובה על שאלות אלו תעזור לכם להחליט ראשית האם אתם צריכים מדפסת ושנית, איזה סוג של מדפסת מתאים לכם ביותר. שני הסוגים העיקריים של מדפסות הקיימים בישראל, הן מדפסות הזרקת דיו ומדפסות לייזר. בסעיף הבא נעמוד על ההבדלים בין מדפסות אלו וכיצד כדאי לבצע את הבחירה ביניהן.

2. בחירה בין מדפסת לייזר למדפסת הזרקת דיו

בחירה נכונה בין מדפסת לייזר למדפסת הזרקת דיו יכולה להשפיע משמעותית על היעילות והכלכליות של הדפסת המסמכים בעסק שלכם. אז מה באמת ההבדל בין מדפסות אלו? ראשית נדבר על איכות ההדפסה: שני סוגי המדפסות אכן מדפיסות תוצרים איכותיים, עם הבדלים מסויימים: מדפסות לייזר מספקות קווים חדים וברורים לטקסטים, מה שהופך אותן לאידיאליות להדפסות מסמכים עסקיים, מצגות וטקסטים רשמיים וכן מציעות יכולת טובה יותר להתמודד עם ניירות משרדיים מגוונים וכמויות גדולות של הדפסה, מבלי לדרוש תחזוקה תדירה. מדפסות הזרקת דיו לעומת זאת, יכולות להבטיח טווח רחב יותר של צבעים וגוונים, מה שמאפשר הדפסה של תמונות, דיאגרמות צבעוניות וחומרים שיווקיים באיכות גבוהה. יתרון זה הופך את מדפסות הזרקת הדיו למתאימות במיוחד לעסקים העוסקים בעיצוב, צילום או תחומים שבהם האסתטיקה והדיוק הצבעוני הם מרכיב קריטי.

פקטור נוסף שחשוב לקחת בחשבון, הוא סביבת העבודה: מדפסות לייזר נוטות להיות גדולות יותר ולכן דורשות יותר מקום. אם המקום הפיזי במשרד מוגבל, יתכן שמדפסת הזרקת דיו, שלרוב מגיעה בגדלים קטנים יותר, תהיה הבחירה הנכונה יותר עבורכם.

בנוסף, חשוב לשקול את זמן ההפעלה של מדפסת לייזר, שעלול להיות ארוך יותר בהשוואה למדפסת הזרקת דיו, שכמעט מיידית מוכנה להדפסה. אם העסק שלכם מבצע הדפסות באופן לא רציף (כלומר אחת להרבה זמן), זמן ההפעלה של המדפסת עשוי להיות פקטור שכדאי לקחת בחשבון

3. עלות התחזוקה

בחינת עלות התחזוקה השוטפת של מדפסת היא תהליך מורכב. ההשוואות שחשוב לערוך הינן בין מחירי טונר למחירי מחסניות דיו, צריכת החשמל של המדפסת, עמידותה והצורך בתחזוקה ובתיקונים, וכן באופן שבו כל אלה משפיעים על העלות הכוללת לאורך זמן. אם כן, אלו הגורמים החשובים שכדאי לשקול בעת קניית מדפסת לעסק:

• צריכת דיו / טונר – טונר למדפסת לייזר אמנם עשוי להיות יקר יותר ברכישה הראשונית, אך הוא מספיק לכמות גדולה יותר של דפים, מה שהופך את העלות לנמוכה יותר (ולכן אף משתלמת יותר) לאורך זמן. לעומת זאת, מדפסת הזרקת דיו יכולה להיות זולה יותר אמנם ממדפסת לייזר, אך עלות התחזוקה עשויה להיות גבוהה יותר בשל הצורך להחליף מחסניות דיו בתדירות גבוהה. כך שאם תדירות ההדפסה אינה גבוהה, מדפסת הזרקת דיו יכולה להיות עדיפה יותר.
• צריכת החשמל של המדפסת – מדפסות לייזר יכולות לצרוך יותר חשמל במהלך השימוש, בעיקר בזמן הדלקת המכונה והפעלתה, ולכן יכולות להוביל להוצאות גבוהות יותר על חשמל לאורך זמן. מדפסות הזרקת דיו לעומת זאת, צורכות לרוב פחות חשמל, אך הן עלולות לדרוש תחזוקה של ניקוי ראשי ההדפסה בתדירות גבוהה יותר, מה שיכול להוביל להוצאות לא מעטות גם כן.
• עמידות המדפסת והצורך בשירותים ותיקונים – מדפסות מסוימות עלולות להיות רגישות יותר לתקלות או לצורך בתחזוקה תכופה, מה שיכול להגדיל את העלויות השוטפות. לכן חשוב לשים לב לאחריות שמספק היצרן ואת תכניות התמיכה והשירות אותם המגיעות עם כל מדפסת. אחריות ארוכת טווח או תמיכה טכנית זמינה יכולות להקטין משמעותית את עלות התחזוקה לאורך זמן.
• גורם נוסף לשקול הוא עלותם של החלקים המרכיבים את המדפסת. במקרים של תקלות, חלפים אלו יכולים להיות יקרים במיוחד והצורך בהחלפתם עלול להוביל לעלויות גבוהות לאורך זמן. בנוסף, חשוב לבדוק את זמינות החלפים והאם הם זמינים בקלות בשוק המקומי, או שיש צורך בהזמנה מיוחדת, מה שיכול להאריך את זמני ההמתנה ולהגביר את עלות השימוש.

4. מדפסות משולבות – על מה המהומה?

אם בעבר מדפסת הייתה "רק" מדפסת, זה כבר לא מעט שנים שניתן למצוא מדפסות המציעות פונקציות נוספות כמו סריקה, העתקה, ואף שליחת פקס, כל אלו מובנות בתוך אותו מכשיר. במידה ואתם אכן מעוניינים בקניית מדפסת משולבת, כדאי לשקול את תדירות הדרישות של כל אחת מהפונקציות הנדרשות בעסק שלכם. לדוגמה, אם העסק שלכם דורש, בננוסף להדפסה, גם שימוש תכוף בשליחת פקסים או סריקת מסמכים, ודאו שהמדפסת המשולבת שאתם בוחרים מתאפיינת ביכולות גבוהות בתחומים אלו. בנוסף, חשוב לבדוק את קלות השימוש ואת האפשרויות של קישוריות כגון WiFi או Bluetooth, המאפשרים שיתוף וגישה קלה למסמכים ממכשירים שונים במשרד.

מדפסות משולבות מציעות אם כן פתרון אידיאלי לעסקים הזקוקים לכלל הפונקציות הללו, ויכולים לקבל מכשיר אחד רב-תכליתי במקום להצטייד במספר מכשירים נפרדים. מדובר ביתרון משמעותי במיוחד לעסקים עם מרחב מוגבל, או לאלו הרוצים לשמור על סביבת עבודה נקייה ומסודרת.

5. קריאת ביקורות והמלצות

קריאת ביקורות וחיפוש המלצות ממשתמשים וממומחים, היא צעד חיוני בתהליך ההחלטה על קניית מדפסת, שכן חוות דעת ממשתמשים שעוברים את אותם השיקולים ודילמות יכולות להיות בעלות ערך רב עבורכם ועל כן מומלץ להשקיע זמן בחקירה זו, על מנת להבטיח שאתם מקבלים את המוצר המתאים ביותר לצרכים שלכם. במהלך קריאת הביקורות וההמלצות חשוב לשים לב לא רק לתגובות כלליות על המוצר, אלא גם לפרטים ספציפיים שיכולים להשפיע על התאמת המדפסת לצרכים אלו. לדוגמה, האם משתמשים מדווחים על קושי בהגדרות או בתפעול? או לחלופין על אמינות גבוהה וזמן עבודה ארוך ללא תקלות? חפשו ביקורות שמדברות על נוחות השימוש, איכות ההדפסה ויעילות התחזוקה.

בנוסף לביקורות המשתמשים, קיימות פלטפורמות אשר מציעות דירוגים מפורטים וביקורות שנכתבו על ידי מקצוענים בתחום, אשר בוחנים מוצרים באופן יסודי ומספקים ניתוחים טכניים של ביצועיהם. ודאו שסקירות אלו בוחנות את המדפסת מזוויות שונות – החל מהתקנה והגדרה, דרך השימוש היומיומי וכלה בעלויות התפעול הכוללות.