האם אתם יודעים כמה עולה לכם להדפיס ולהפיק מסמכים במשרד?

רוב המשרדים המשתמשים במדפסות, סורקים ומכונות צילום בשגרה, מבצעים הזמנות טונרים, תיקונים למדפסות ומכונות צילום באופן כמעט אוטומאטי, אך האם עצרתם רגע לשאול – כמה זה עולה לכם במצטבר? האם אתם באמת צריכים את כל זה? ויותר מכך- האם יש דרך בה ניתן לחסוך בעלויות הללו?

מגמת העלייה של הפקת מסמכים משרדיים

זהו לא סוד שהשימוש במחשבים והגידול העצום בכמות המידע, מביא עמו גידול גם בכמות המסמכים המודפסים, מה שמצריך יותר מדפסות העובדות בטכנולוגיות שונות, רכישת חומרים שונים כגון דיו וטונר במחירים שונים.
פעולות השליטה והבקרה של הפקת המסמכים במשרד חשובה אמנם ואכן רוב הארגונים יודעים להעריך מהי כמות הצילומים המופקת בחברתם ומהי עלותם, אולם כאשר הם נשאלים מהי כמות ההדפסות שהארגון מייצר בכל המדפסות והפקסים ומהי עלותם, מסתבר (להפתעתם) כי אין נתונים מצטברים – לא לכמות ההדפסות המבוצעת בארגון ולא למחיר לכל הדפסה. דבר זה עלול לגרום לארגון להוצאות רבות, אשר ניתן לחסוך בקלות.

כיצד ניתן לשלוט על הוצאות אלו?

התשובה היא: באמצעות בדיקת עלויות הפקת מסמכים.
מכיוון שכמות ההדפסות עולה על כמות הצילומים בארגון ומכיוון שדווקא בתחום ההדפסות רב הנסתר על הגלוי מבחינת ההוצאות לארגון, קיימת חשיבות מרובה לביצוע המיפוי וניתוח העלויות הללו, במיוחד לארגונים גדולים, שכן ככל שהארגון גדול יותר – הסיכוי להביא לחיסכון משמעותי – רב יותר!
בדיקת עלויות הפקת המסמכים המקצועית שאנו עורכים, מהווה הזדמנות מצוינת לשדרג את תהליכי הפקת המסמכים בארגון, לשפר את יעילותם של תהליכים אלו ואף לחסוך כסף רב.

מה תקבלו במסגרת בדיקת עלויות הפקת מסמכים?

תהליך הבדיקה הינו מקצועי ודיסקרטי, ומלווה בשמירת סודיות מוחלטת לאורך כל הדרך. התהליך אורך כחודש ימים והוא דורש שקיפות מצד הארגון אודות תהליכי הפקת המסמכים בארגון, וכן נדרש שיתוף פעולה וגיבוי מלא, גם מצד ההנהלה והמטה. בדיקת עלויות הפקת המסמכים בארגון כוללת:

• מיפוי של כל ציוד הפקת המסמכים בארגון (מדפסות, מכונות צילום, פקסים וסורקים)
• ניתוח מדויק של כמות ההדפסות וההעתקות המבוצעות בכל מכשיר ובכל מחלקה
• בדיקת עלויות: טונרים, דיו, תיקונים, נייר ועוד
• שקלול ההשקעה בציוד להפקת המסמכים, תוך התחשבות בעלויות רכישה או שכירות של המכשירים במשרד והפחת הנגזר מהם.
• טכנולוגיה חדשה: תקבלו המלצות לגבי ציוד חדשני וחסכוני.
• בדיקת צורכי העובדים: צורכי העובדים ייבדקו הן באופן פרטני והן באופן כוללני, זאת במטרה לשפר ולייעל את תהליכי הפקת המסמכים בארגון.

הדו"ח הסופי של בדיקת עלויות הדפסה והעתקה: ניתוח מעמיק ותובנות חיוניות

הדו"ח הסופי שאנו מספקים לאחר ביצוע בדיקת עלויות הדפסה והעתקה בארגונכם, הינו מסמך מקיף ורב-ממדי, המציע תמונת מצב רחבה ומפורטת בנוגע להיבטים השונים של תהליכי הדפסה והעתקה בארגונכם. מעבר לנתונים הגולמיים כגון מצבת מכונות, כמויות הפקה ועלותן, הדו"ח כולל ניתוח מעמיק של נתונים אלו, תוך השוואה בין טכנולוגיות ההדפסה השונות (לדוגמה, לייזר לעומת הזרקת דיו), ניתוח עלויות לפי מחלקות ותהליכים ספציפיים, הערכת יעילות תהליכי ההדפסה וההעתקה וכן זיהוי נקודות תורפה וחסמים.

הניתוח המעמיק מאפשר לנו להציע לכם המלצות מותאמות אישית לשיפור וחיסכון, המביאות בחשבון את הצרכים הייחודיים של ארגונכם, כגון: אופטימיזציה של ציוד הדפסה והעתקה, הטמעת טכנולוגיות חדשות וחסכוניות יותר, הצעות לדרכים לשינוי ושיפור תהליכי עבודה ואף הסבר כיצד להעביר לעובדים את חשיבות הצמצום של הדפסות מיותרות. בנוסף, הדו"ח כולל הערכה כמותית של הפוטנציאל לחיסכון בעלויות, תוך התייחסות להמלצות שהוצעו.

בדיקת עלויות הפקת מסמכים אם כן, הינה כלי רב-ערך המאפשר לכם לקבל החלטות מושכלות בנוגע לניהול יעיל וחסכוני של תהליכי הדפסה והעתקה בארגונכם. במידה והנכם מעוניינים בבדיקה כזו, הנכם מוזמנים לפנות אלינו לשיחת ייעוץ ראשונית ללא התחייבות. לפרטים נוספים הכנסו ללינק >>

נשמח לעמוד לרשותכם