מערכת בקרת הדפסה – GestControl

תיאור כללי של המערכת

מערכת שליטה ובקרה להדפסות המאפשרת הדפסה במדפסות רק באמצעות הזדהות במתקן המקושר למדפסת.

המערכת מורכבת מבקר הדפסה פיזי ומתוכנת שרת מרכזי. לכל בקר יש כניסת ויציאת רשת, והוא מתחבר בין המדפסת לבין הרשת המקומית.

 

המערכת עונה על צרכי הארגון ממספר היבטים:

אבטחה

  • כדי לבצע הדפסה יש להעביר כרטיס זיהוי.
  • כל משתמש לוקח ורואה רק את ההדפסות שלו.
  • חומר מודפס לא נשאר ללא השגחה.
  • שליחת התראות באימייל למנהל הרשת על חריגות ובעיות.

חיסכון

  • הדפסות נאספות על ידי המשתמש ששלח אותן, ולא הולכות לאיבוד או נאספות על ידי משתמש אחר ואז מודפסות מחדש.
  • הגבלת משתמשים בכמות ההדפסות.
  • מעקב אחרי כמות ההדפסות של כל משתמש.
  • אפשרות להגבלת משתמש למדפסות מסוימות.

 

שליטה, בקרה וניהול

  1. אפשרות להעברת הדפסה ממדפסת למדפסת.
  2. ריכוז כל נתוני ההדפסה במסד נתונים, ואפשרות לקבלת דוחות וחיתוכים על נתוני ההדפסות בארגון.
  3. שרת מרכזי מבוסס web המאפשר לכל משתמש לשלוט על ההדפסות שלו, ולמנהל הרשת לרכז את כל הבקרה בצורה פשוטה ונוחה.

בקרי ההדפסה

 

קירבה מסך מגע (Touch screen)
   
·     ללא מקלדת ומסך.·     הדפסה בלבד (לא מתאים למשולבות).·     שימוש פשוט – העברת כרטיס משחררת את כל ההדפסות שבתור ·           הגדרות באמצעות תוכנה או ישירות מהבקר.·           גישה תתאפשר על ידי העברת כרטיס (קירבה, מגנטי) או על ידי הקשת קוד.·           בחירה בין צילום והדפסה (במכונות משולבות)·           ניתן לבחור עבודות להדפסה מהבקר.·           ניתן למחוק עבודות מהתור מעמדת המשתמש (ממשק אינטרנט) או מהבקר.·           בזמן הצילום מוצגים על המסך שם המשתמש, שם המכונה, מספר העותקים, יתרת ההקצבה, ונתוני ההדפסה המתבצעת.

·           נתוני המשתמש ונתוני העבודה ימחקו מהמסך לאחר פרק זמן הניתן להגדרה (המשתמש יוכל להאריך את משך הזמן במידה ונדרש).

 

 

 

 
.

 

 

מבנה הבקר

לבקר Switch פנימי המאפשר תקשורת למדפסת ללא צורך בנקודת רשת נוספת.

לבקר כתובת IP נפרדת והוא מתקשר עם שרת בקרת ההדפסה דרך השערים 7001, 7002 ו-7003 UDP. המדפסת תעבוד מול שרת ההדפסה כרגיל.

 

לבקר מסך מגע צבעוני המאפשר את תיכנות הבקר ,שיחרור הדפסות ופתיחת המכונה לצילום וסריקה.

תכונות המערכת

 

  1. הדפסה במדפסות תתאפשר רק באמצעות העברת כרטיס זיהוי במתקן המקושר למדפסת, הקשת קוד סודי במתקן מחובר למדפסת, או שחרור יזום מממשק Web.
  2. מנייה ושליטה על כמות הדפים שהודפסו על ידי כל משתמש בכל מדפסת. אפשרות לחיוב לפי קוד בנוסף על שם המשתמש, למשל לצרכי חיוב לקוח.
  3. אפשרות להגדרת מכסת הדפסות למשתמש, והגבלת משתמש שחרג מן המכסה שלו, לפי הדפסות בצבע או בשחור לבן.
  4. העברת הדפסה אוטומטית ממדפסת מסוימת למדפסת אחרת ,הדפסה למדפסת  א’ והעברת כרטיס במתקן של מדפסת ב’ תגרום להעברת ההדפסה באופן אוטומטי ממדפסת א’ למדפסת ב’ ולהדפסתו ליד המשתמש שהעביר את הכרטיס.
  5. אפשרות להגדרת מדפסות בהן רק משתמשים מסוימים מורשים להדפיס, או לחילופין מדפסות שבהן לכל המשתמשים פרט למשתמשים מסוימים מותר להדפיס.
  6. ממשק WEB מלא, המאפשר שליטה של המשתמש על ההדפסות שביצע אך טרם שחרר, כולל אפשרות לבטל, להשהות ולשחרר הדפסות.
  7. הפקת דוחות על בסיס חיתוכים שונים, לדוגמא כמות דפים של משתמש מסוים, כמות הדפסות במדפסת מסוימת וכו’…
  8. כל נתוני ההדפסות שעברו במערכת נרשמים במסד נתונים סטנדרטי, כך שניתן לייצא את הנתונים לכל תוכנה (לדוגמא excel) ולייצר כל נוסחה או חיתוך מבוקשים.
  9. שליחת התראות בזמן אמת באימייל למנהל הרשת במקרים של חריגות, לדוגמא: השתמשו בכרטיס לא רשום.
  10. הצגת הודעות אישיות למשתמש על הדפדפן שלו, על חריגה ממכסת ההדפסות שלו, הדפסה במדפסת שהוא איננו מורשה להדפיס בה ועוד…
  11. אפשרות לכל משתמש לבחור את צורת השחרור שלו:
  • הדפסת כל העבודות הממתינות בתור.
  • הדפסת העבודה האחרונה שנשלחה.
  • הצגת העבודות הממתינות על גבי המסך של המתקן ובחירת העבודות המבוקשות להדפסה או למחיקה.

תיאור המערכת

התוכנה מותקנת על גבי שרת ההדפסות של הארגון.

בדרייבר המדפסת בשרת, מוחלף מנוע ההדפסה  כאשר נשלחת הדפסה למדפסת שהוגדרה לעבוד עם המערכת, ההדפסה לא מודפסת אלא נשמרת הצידה בתוך תור פנימי, ובנוסף ההדפסה נרשמת במסד הנתונים, כולל כל הפרמטרים שלה כמו שם משתמש, שם מסמך, מספר דפים, עותקים וכו’. נפילת שרת ההדפסה לא תגרום לאבדן הנתונים.

כאשר משתמש מעביר תג עובד באחד הבקרים ברשת, שרת המערכת מקבל הודעה מהבקר עם מספר העובד הצרוב בתוך הכרטיס. השרת מחפש בתוך מסד הנתונים את שם המשתמש לפי מספר הכרטיס, ולאחר איתור שם המשתמש, מתבצע חיפוש על כל ההדפסות של אותו משתמש שטרם הודפסו, ומתבצע  עיבוד מחדש להדפסות המבוקשות והתאמתן למדפסת בה המשתמש העביר את הכרטיס.

לאחר ההדפסה כל הפרמטרים של ההדפסה נרשמים ב קובץ רישום (LOG )  בתוך מבנה הנתונים לצרכי בקרה, סטטיסטיקה ודוחות.משאב ה-database יכול להיות מבוסס על שרת ה-SQL הארגוני, שהוא מגובה ומאובטח (ויכול להיות מותקן אף הוא בתצורת cluster). משאב ה-queue הוא בעצם שרת קבצים שבו מאוחסנים זמנית קבצי ההדפסה עד לשחרורם, משאב זה יכול להיות מבוסס על שרת הקבצים הארגוני שגם הוא מאובטח ומגובה.

במקרה חרום, המערכת יודעת לעבור באופן מיידי לתצורת הדפסה חלונאית סטנדרטית, על ידי העברה אוטומטית של כל ה-print processors של המדפסות חזרה למעבד ברירת המחדל של חלונות, הדבר יגרום למעקף של המערכת והמשתמשים ידפיסו בצורה הרגילה עד אשר תתוקן התקלה. לאחר מכן ניתן בפקודה בודדת להחזיר חזרה את כל המדפסות לעבודה עם מנוע ההדפסה של המערכת.

 

 

ארכיטקטורה

ריבוי שרתים

Microsoft Clustering

Load Balancing

סנכרון משתמשי הארגון עם מספרי הכרטיס שלהם

 

בכדי שבזמן שמשתמש מעביר את כרטיס העובד שלו המערכת תוכל למצוא את עבודות ההדפסה של אותו המשתמש, נדרשת התאמה בין מספר הכרטיס של העובד לבין שם המשתמש שלו. התאמה כזו בדרך כלל מתבצעת דרך מספר מקשר (ת.ז. או מספר עובד) שהוא חד ערכי.

ישנן מספר דרכים לבצע את הסינכרון הנ”ל:

  1. ב-active directory של הארגון, יוקצה שדה שבו יוכנס מספר הכרטיס של העובד. ברגע ששדה כזה קיים, המערכת יודעת לגשת אוטומטית ולהסתנכרן עם ה-active directory.
  2. סנכרון מול מערכת בקרת תגים חיצונית (בד”כ מערכת של שליטה על פתיחת דלתות הבנין באמצעות כרטיס העובד). הלקוח יספק ממשק שדרכו תפנה המערכת הבקרה למערכת חיצונית ותקרא ממנה את מספרי התגים של העובדים.
  3. הקלדה ידנית של מספר התג ושם המשתמש בממשק הניהול של המערכת (בד”כ באירגונים קטנים).

במידה והסינכרון הוא אוטומטי, ישנן שתי אפשרויות לביצוע הסנכרון, כאשר ניתן להשתמש בכל אחת מן האפשרויות או בשתיהן ביחד:

  1. סנכרון יזום שיבוצע בשעה קבועה, בד”כ יוכנס ב-calendar של השרת ויבוצע כל לילה.
  2. סנכרון אוטומטי, בו כאשר משתמש חדש שלח הדפסה, והמערכת מזהה שהוא אינו רשום עדיין, היא פונה ל-active directory או לממשק הסנכרון ומכניסה אותו. פעולה זו מנצלת את ה”זמן המת” מהרגע שבו המשתמש שלח את ההדפסה בעמדה שלו ועד הרגע בו הוא הגיע ליד המדפסת והעביר את הכרטיס.

 

דוחות שניתן להפיק מהמערכת

המערכת מבוססת Database, כל הנתונים על ההדפסה נשמרים בתוך מסד נתונים מסוג SQL, או Access, בטבלה שנקראת “Archive”, כך שאפשר באופן מיידי לייצר כל דוח בהתבסס על הנתונים הנשמרים במערכת.

כמו כן המערכת מאפשרת לייצא כל דוח לקובץ Excel וכך ניתן לייצר מן הדוח חיתוכים, גרפים וסטטיסטיקות.

להלן רשימת השדות בטבלת Archive

שם השדה תאור השדה
JobID מספר מזהה ייחודי לעבודת ההדפסה
JobName שם המסמך המודפס
SourcePrinter המדפסת המקורית אשר נשלחה אליה ההדפסה
DestinationPrinter מדפסת היעד אשר בה הופקה ההדפסה בפועל
User שם המשתמש ששחרר את ההדפסה
OrigUser שם המשתמש המקורי ששלח את ההדפסה (למשל במקרה שלמשתמש יש הרשאה לשחרר עבודות עבור משתמש אחר).
Pages מספר דפים במסמך
PageType סוג עבודת ההדפסה
Size גודל קובץ ההדפסה בבתים
Copies מספר עותקים
Printed האם המסמך הודפס בפועל
Spooled הזמן בו נשלחה ההדפסה
Released הזמן בו שוחררה ההדפסה בפועל
Billcode קוד לחיוב לקוח
MachineName שם המחשב ממנו נשלחה ההדפסה
PaperSize גודל נייר
Duplex דו צדדי
Color צבעוני
   

את הדוחות ניתן ליצא לקבצים מסוג PDF  ו-CSV

יתרונות הפתרון על פני פתרונות מתחרים

  1. מערכת יציבה ביותר, שיכולה לעבוד בצורת clustering, ובביזור משאבים על פני שרתי שונים (שרת SQL חיצוני, שרת קבצים חיצוני), וכתוצאה מכך בעלת יכולות “ספיגת זעזועים” גבוהות מאוד.
  2. בנוסף לעבודה מול מערכות windows סטנדרטיות, אפשרות לעבודה מול מערכות נוספות כגון  Unix/LINUX, Main Frame, AS/400 וכו’…
  3. פתרון ישראלי המפותח ומיוצר במלואו בארץ, דבר המאפשר גם גמישות בהתאמת הפתרון לארגון וגם תמיכה ושירות מעולים.
  4. מחיר המערכת.
  5. מסד הנתונים של המערכת יכול להיות מבוסס על שרת ה-SQL הארגוני.
  6. אפשרות להתאמה אישית והוספת אפשרויות חדשות למערכת.
  7. הבקר מכיל switch פנימי שמאפשר חיבור ליד המדפסת ללא צורך בשקע רשת נוסף.