ארכיון דיגיטלי

ארכיון דיגיטלי

באמצעות הסורק המשרדי, ניתן להפוך את המשרד לדיגיטלי, ואת הארכיון הרגיל למיותר. תוכנת סמדר תקרא את המסמך, תמיין אותו ותשמור אותו בארכיון דיגיטלי, או אפילו תבסס ארכיון דיגיטלי בתוך מערכת ה-ERP הקיימת של המשרד*.

קריאת ברקודים
תוכנת סמדר תקרא את הברקוד המצוי על המסמך**, תמיין אותו לפי הגדרות שנבחרו מראש, ותשמור אותו במקום המתאים.

ללא התערבות משתמש
מרגע הסריקה ועד לשליפת הנתונים מהארכיון הדיגיטלי, כל פעולת שמירת המסמך, קריאת הנתונים, מיונם ושמירתם במקומם הנכון בארכיון הדיגיטלי מתבצעת באופן אוטומטי לגמרי, וללא התערבות משתמש כלל.
המשתמש יכול לסרוק מספר רב של מסמכים בבת אחת, ותוכנת סמדר תדע לפצל את הסריקה למסמכים הרלוונטים, לסווג כל אחד מהם בנפרד ולשמור אותם במקומות המתאימים להם.

שליפת נתונים מהירה
לאחר קריאת הנתונים, למשתמש הקצה יש יכולת לשלוף את הנתונים הרלוונטים ולמצוא את המסמך הרצוי בקלות ובמהירות. בלחיצת כפתור נוספת, המשתמש יוכל להדפיס את הקובץ הרצוי, לשלוח את הקובץ באי-מייל או לפתוח אותו בתוכנה חיצונית.
במידה והמערכת תתממשק עם מערכת ה-ERP של המשרד, ניתן יהיה לצפות במסמכים עצמם ישירות מה-ERP, כאילו מדובר בצפייה במסמכים עצמם.

חתימה דיגיטלית
המערכת מאפשרת לחתום דיגיטלית את המסמכים הסרוקים, ובכך לחסל באופן סופי את הארכיונים הקיימים. מסמכים חתומים דיגיטלית מאושרים ע”י בתי המשפט בארץ, מס הכנסה, וכו’.