שליטה ובקרה על מערך ההדפסה בארגון שלכם
כיצד תוכלו להשיג שליטה ובקרה על מערך ההדפסה בארגון ולצמצם בעלויות ההדפסה?
כל מה שצריך לדעת על מערך ההדפסה בארגון בכתבה שלפניכם.
עלויות ההדפסה בכל ארגון או בית עסק, מהוות חלק בלתי נפרד מההוצאות התפעוליות, ולכן, קיימת חשיבות רבה
להשגת שליטה ובקרה על מערך ההדפסה העומד לרשותכם, וזאת מתוך מטרה להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות ההדפסה.
כיום, מרבית הארגונים ובתי העסק בהם נעשה שימוש תדיר במערכי ההדפסה העומדים לרשותם, אינם מודעים כלל וכלל
לעלויות הגבוהות הנלוות למערך המדפסות והדבר בא לידי ביטוי בתפעול שוטף גבוה ויקר אותו ניתן "לקצץ" בעשרות
אחוזים (עד 50%) מעלויות ההדפסה החודשיות, וכל זאת באמצעות תוכנות ייעודיות ובאמצעות תכנון מדוקדק של מערך ההדפסה הנחוץ לכם.
השלב הראשון בדרך להשגת שליטה ובקרה על מערך ההדפסה
חיסכון משמעותי בעלויות ההדפסה מתחיל מהליך מיפוי מדויק של צרכי מערך ההדפסה בארגון, במשרד או בבית העסק.
תהליך זה כולל בדיקה מקצועית של כל הציוד המשרדי המשמש למטרות הפקת העתקים כאלו ואחרים, לרבות, מכונות
צילום, מדפסות, פקסים וסוקרים ומטרתו חישוב כולל של כמות הפעימות המדויקת בכל מכשיר ומכשיר.
את ממצאי הבדיקה ניתן להשוות באופן מדויק לסך כל ההוצאות השנתיות של מערך ההדפסה, לרבות, תשלום
רכישת טונרים/דיו, תשלום עבור תיקונים , תשלום עבור רכישת נייר וכדומה.
בסיום התהליך, ניתן לקבוע מסגרת תפעול כזו או אחרת למערך ההדפסה בארגון ולהתאים בעבורה את
אפשרויות ההדפסה היעילות והחסכוניות ביותר עבור הארגון, בית העסק או המשרד.
אפשרויות אלו כוללות בין היתר: השקעה בציוד משודרג למערך ההדפסה, וכל זאת תוך בחינת עלויות
רכישה ו/או הדפסה, הפקת מסמכים באמצעות מקורות חיצוניים כגון: בתי דפוס ומכוני העתקה והתקנת תוכנות
ייעודיות המגבילות את מספר המסמכים המודפסים בהתאם לצרכי העבודה השוטפת.
בכלל המקרים, תהליך המיפוי המקדים מאפשר התייעלות מיידית של מערך ההדפסה בארגון, במשרד או
בבית העסק, וזאת גם במקרים בהם ממצאי הבדיקה מחייבים רכישה של מדפסות למשרד בשלב הראשון.
במקרים אלו, רכישת מדפסות לעסק נועדה להחליף את הציוד המיושן שלצורך תפעולו בית העסק נדרש להוצאות גבוהות, וזאת לנוכח בלאי וכדומה.
השגת שליטה ובקרה על מערך ההדפסה – ללא קשר לגודלו של בית העסק
חשוב לציין שתהליך מיפוי צרכי ההדפסה נחוץ ונדרש לכל סוגי העסקים בהם נעשה שימוש יומיומי קבוע במדפסות וציוד הפקת מסמכים.
עבור בתי עסק ומשרדים קטנים ובינוניים, אחת מהחלופות היעילות ביותר להשגת שליטה ובקרה על מערך ההדפסה
היא באמצעות רכישה של מדפסות משולבות הכוללות בתוכן את כל שירותי ההדפסה וההפקה של
מסמכים במכשיר אחד, לרבות, מדפסת, פקס, סורק ומכונת צילום.
יחד עם זאת, גם במקרים אלו, חשוב לבדוק את צרכי ההדפסה והפקת המסמכים הנחוצה לבית העסק/משרד
ובהתאם אליהם להנהיג מדיניות משרדית בנוגע לאופן השימוש במדפסת.
בבתי עסק מסוימים, אופציית ההשכרה של מדפסות משולבות תהיה יעילה וחסכונית יותר לטווח הבינוני והארוך ובבתי עסק
אחרים, אופציית הרכישה היא העדיפה והחסכונית יותר לטווח הארוך.
אצלנו ב-גסטטנרטק, תוכלו למצוא מחלקת ייעוץ המתמחה בהליכי בדיקה ומתן שירותי ייעוץ לארגונים, עסקים ומשרדים
בכל הנוגע למערכי ההדפסה המותאמים ביותר עבורם.
כמו כן, אנו עוסקים ומתמחים בשיווק ישיר של כל סוגי המדפסות לארגון, למשרד ולבית העסק, וכל זאת במסגרת שירותי
התאמה מלאים לצרכי ההדפסה והפקת המסמכים הנחוצה לכם.
למידע נוסף על שירותי הייעוץ, המכירה והתחזוקה המוצעים על ידינו, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר כאן.
שלום שוורץ הוא מנהל המכירות בגסטטנר כ-10 שנים. במסגרת עבודתו הוא צבר ניסיון רב בכל עולמות ההדפסה והצילום, ועל כן כיום הוא מומחה בינלאומי מוביל בתחום.