איזה ציוד נצטרך לטיפול הניירת במשרד?
בעידן הטכנולוגי של היום אין זה פלא שהמחשבים משרתים אותנו לא מעט ומספקים לנו מענה לצרכים רבים. יחד עם זאת, כאשר מדובר במשרד, הנייר עדיין מהווה אלמנט חשוב ומרכזי מאד ובלעדיו כמעט ושלא ניתן להתקיים. למרות הרצון ליצירת סביבה "ירוקה" יותר ושימוש מופחת בנייר, זהו אלמנט שנראה שיישאר כאן אתנו עוד שנים ארוכות ולו בזכות היתרונות הרבים שהוא מביא אתו.
"פרימיטיבית" ככל שתהיה, ניירת משרדית היא חלק בלתי נפרד מכל משרד ופעמים רבות מהווה כלי מרכזי וחשוב מאד ממנו. איזה ציוד עומד לרשותנו כיום, כזה העוזר לטפל בכל הניירת של המשרד? הנה, התשובה:
מדפסות
את המדפסות אפשר למצוא כיום בכל משרד והן מגיעות בצורות, בגדלים וגם באיכויות שונות. מדפסות לייזר נחשבות למבוקשות ביותר בשל האיכות הגבוהה שלהן ובעזרתן ניתן להדפיס כמויות רבות של מסמכים. הניירת המשרדים, שאותה מדפיסים במדפסות, יכולה להיות ניירת הנשלחת ללקוחות, חוזים חשובים, מכתבים או הסכמים. היא יכולה לשמש כטיוטה לצרכי עבודה ולכלול גם תרשימים חשובים ומידע שרלוונטי לעובדים.
מכונות צילום וסורקים
אלה מלווים אותנו לא מעט שנים והם מתבססים בשנים האחרונות על טכנולוגיות חדשניות ויעילות. באמצעות מכונת צילום אפשר ליצור העתקים של מסמכים חשובים, אין צורך להדפיס אותם בכמה העתקים ואפשר לצלם גם מתוך ספקים, חוברות או ברושורים. בעזרת הסורקים אפשר להפוך הארד קופי לקובץ ממוחשב, שאותו ניתן לשלוח במייל לאחרים. ישנן היום תוכנות רבות המסייעות בהמרתם של הקבצים המתקבלים לפורמטים שונים, שעליהם ניתן לעבוד או שאותם ניתן לערוך אם רוצים.
מגרסת נייר וגיליוטינה
מגרסת הנייר מהווה כלי חשוב ויעיל מאד בכל משרד ובעזרתה אפשר לשמור על הארגון ועל הסדר של המקום וגם להפחית את כמות הניירת המשרדים. אפשר לגרוס במגרסה סוגים שונים של ניירת, לרבות מסמכים סודיים שמהם רוצים להיפטר, בעוד שאת ההארד קופי המקורי שלהם ניתן להמיר לקובץ דיגיטלי הנשמר על גבי המחשב.
בשל כמות הניירת הרבה שאותה צוברים לאורך השנה, עשוי המשרד לצבור אבק ולכלוך מיותר, מה שפחות קורה כאשר יש מגרסת נייר. אמצעי נוסף, ומיושן יותר, היא הגליוטינה. בעזרת גיליוטינה ניתן לחתוך במדויק ניירות מסוגים שונים ומכל מיני עוביים ולקבל את גודל הנייר המדויק שבו מעוניינים.
פקס
אמנם, מכשיר הפקס הופך לפחות ופחות פופולארי בשנים האחרונות, אולם עדיין אפשר למצוא אותו בלא מעט מקומות, ובעיקר במשרדים ובארגונים וותיקים וגדולים. באמצעות מכשיר הפקס ניתן לקיים תקשורת כתובת בין שני גורמים ואף לקבל את הפקס שנשלח במקור כנייר שעל כתוב התוכן, ישירות אל המייל.
חשוב לזכור
אם יש לכם משרד ואתם מחפשים פתרונות שונים העוזרים להתמודד עם הניירת, מומלץ לכם לפנות למומחים, כמו גסטטנרטק. במקומות כאלה תוכלו למצוא מגוון רחב של פתרונות בהתאמה מלאה, מכשור וציוד באיכות גבוהה של מיטב החברות בעולם.
כאשר מדובר בעבודה משרדים פונקציונאליות פעמים רבות היא הקו המנחה ובחירה בציוד שיוכל לספק את המענה המתאים היא הפתרון. כדאי מאד לתת דגש לאופי השימוש בכל מכשיר ולוודא כי הוא אכן ידידותי למשתמש. מומלץ גם להגדיר מראש את התקציב ולערוך סקר שוק מקדים כדי להשוות מחירים.
חשוב לדעת – עובדי משרד הנעזרים בציוד איכותי לטיפול הניירת ייהנו מסביבת עבודה נעימה הרבה יותר ועבודתם תעשה בצורה יעילה. כדאי מאד שלא להתפתות ולחפש את הפשוט ואת הזול ביותר ולבחון את הקטלוגים המוצעים כיום, הכולל מגוון רחב של מכשירים.
שלום שוורץ הוא מנהל המכירות בגסטטנר כ-10 שנים. במסגרת עבודתו הוא צבר ניסיון רב בכל עולמות ההדפסה והצילום, ועל כן כיום הוא מומחה בינלאומי מוביל בתחום.