המוצרים המובילים שמומלץ לשים במשרד

מדפסת, מכונת צילום, מגרסה וגיליוטינה – אלה הם כמה מהמוצרים המשרדיים הנפוצים ביותר לאורך השנים.
כאשר מקימים משרד חדש, סביר להניח שתבוצע רכישה או השכרה של מכשירים אלה, כולם יחד או לפחות של חלקם.
יש לכך לא מעט סיבות טובות:

מדפסת משולבת

היתרון המרכזי של מדפסת משולבת, הוא בשילוב כמה מכשירים במכונה אחת, למכונה אחת קומפקטית.
מדפסות משולבות מתפקדות לרוב לא רק כמדפסת, אלא גם כסורק, כמכונת צילום ולעתים קרובות גם כמכשיר פקס.
הן צורכות פחות חשמל מסט של כל המכשירים האלה נפרד וכן פחות חומרי גלם להדפסה בכל זמן נתון, גם בתוך המכשיר וגם כרזרבות שנשמרות מחוצה לו.

חסרונות המדפסת המשולבת, נובעים גם הם מהיבט ה”שילוב”. בלאי או תקלה באחד מרכיביה, יחייב להחליף או להעביר לתיקון את המכשיר כולו.
בנוסף, כאשר עובד אחד זקוק למדפסת ועובד אחר לסורק, הם לא יוכלו לעשות דברים אלה במקביל.

מדפסת לייזר

סוג מדפסות זה, פופולארי מאוד לשימוש משרדי מזה שנים רבות. אלה מדפסות אמינות יותר ממדפסות הזרקת דיו – נקודה שחשובה במיוחד בשימוש עסקי.
בנוסף, הן גם מציעות עלות נמוכה יותר להדפסת כל דף. מהיבט החסרונות והתחליפים, משרדים קטנים עשויים למצוא, שזול יותר מבחינתם לרכוש מדפסת הזרקת דיו.

גם השימוש השוטף עשוי להיות משתלם יותר בהזרקת דיו, אם מדפיסים בצבע ובכמויות קטנות יחסית.
עם זאת, מדפסות הלייזר תופסות בשוק המשרדי מקום מרכזי כל כך לאורך זמן, מסיבות רבות וטובות.
לא כדאי למהר להחליף אותן בפתרון שנראה זול יותר ושעשוי לבסוף להסתבר כטעות.

מכונת צילום

מכונות צילום מספקות צורך פשוט, שהוא כל כך נפוץ, עד שאין כמעט משרד שאין בו מכונת צילום.
זאת, בין אם כמכונה בפני עצמה או כחלק ממדפסת משולבת.
מאחר שאת יכולת הצילום ניתן למצוא גם במדפסות משולבות, זו עשויה להיות אלטרנטיבה שמשרדים קטנים יחסית ירצו לשקול.

מהיבט החסרונות, חשוב לזכור את גודלה הלא זניח של מכונה זו.
הגודל עשוי להיות משמעותי יותר ויותר, ככל שמדובר במכונה משוכללת ורבת אפשרויות.
מכונות מתקדמות דורשות נפח לאחסון חומרי גלם רבים, מגוון מגשים לפלט ועוד.

גיליוטינה

הגיליוטינה המשרדית היא כלי עזר וותיק לחיתוך נייר. לא תמיד זקוקים לכך.
מצד שני, כאשר זה נחוץ, מוטב להשתמש בכלי מקצועי מסוג זה ולא בפתרונות מאולתרים ולא מדויקים, דוגמת מספריים.

בנוסף, הגיליוטינה יכולה לטפל בכמה דפים או מסמכים בו זמנית ובכך לחסוך זמן עבודה יקר.
אם מידת הצורך בכך קטנה יחסית, אז כדאי לשקול האם שווה לרכוש זאת ולהקדיש לכך את המקום על שולחן או בארון אחסון כלשהו.

לגיליוטינות מגוון רחב של אפשרויות ורמות. כך שאם רוכשים אחת, חשוב לרכוש כזו שתתאים לרוב רובם של הצרכים במשרד.
אם הצורך בכך לא קבוע בתדירותו או באופי העבודה שצריך לעשות, אפשר במקום רכישה להיעזר בנותני שירותים, שאצלם ניתן לבצע חיתוכים כאלה מדי פעם.

מגרסה

מסמכים רבים מושלכים לפח בסוף “חייהם”. עם זאת, יש מסמכים בעלי תוכן רגיש, אשר חשוב מבחינה עסקית להשמיד.
הפתרון הנוח, המהיר והקל, שימנע מהם ליפול לידיים הלא נכונות, הוא לרכוש מגרסה.

חסרונות רבים אין כאן, אלא אם (בדומה לשיקולים עם גיליוטינה) הצורך לא קבוע.
עוד נזכיר בהקשר זה, את האפשרות להשתמש בקבצי מחשב במקום מסמכים מודפסים.

היתרון בכך בהקשר “גריסה”, הוא שקל יותר להיפטר מהמסמכים בצורתם האלקטרונית.
עם זאת, גם את זה צריך לדעת כיצד לעשות היטב, מאחר שבמחשבים יש אפשרויות שונות לשחזור קבצים שנמחקו.